클라우드 저장소 활용으로 생산성 높이기 (4단계 콤보)

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클라우드 저장소 서비스로 생산성 높이기

인터넷에 가지고 있는 모든 디바이스들을 연결할 수 있다면, 클라우드 저장소에 문서 파일과 사진 등을 보관하여 언제 어디서든 열어볼 수 있는  환경을 구성할 수 있다.

(긴급한 요청)

  • 출장중이시죠? 작성한 보고서의 통계자료 원본을 보내줄 수 있어요?
  • 노트북을 사무실에 두고 왔습니다. 내일 보내드려도 될까요?

(대용량 파일)

  • 지난 번에 촬영한 영상의 원본파일을 보내줄 수 있지?
  • 대용량 메일로 보내드릴게요. 지금부터 전송하면 시간이 좀 걸릴거에요.

이 둘의 대화가 어색하지 않고 자연스럽게 생각하시는 분들과 <어쩌면 좋지?> 하는 안타까움을 느끼는 분들로 나뉘어 질텐데, 간단한 선택을 통해 나만의 클라우드 저장소 환경을 구축하여 생산성을 높여보자.

1. 용도에 따른 클라우드 저장소

생산성을 높이기 위한 클라우드 서비스를 완전히 개인적인 기준으로 둘로 나누어 보았다. 파일과 사진 등의 파일을 마치 개인용 PC의 저장장치를 이용하듯이 인터넷을 통해 전송하여 저장할 수 있는 스토리지형 클라우드 서비스와, 노트의 형태로 파일과 기록을 노트의 형태로 저장할 수 있도록 하는 노트형 클라우드 서비스로 살펴본다. (이하 클라우드 저장소 = 클라우드)

1.1 스토리지형 클라우드 저장소

스토리지형 클라우드 저장소 내 노트북과 스마트폰 등의 파일을 클라우드 서버에 그대로 전송하여 저장할 수 있다. 폴더구성과 파일을 똑같이 동기화함으로써 파일탐색기를 통해 모든 장치에서 같은 내용의 파일을 열어볼 수 있어서, 폴더와 단위로 파일을 관리하기 편리하다.

  • – Google Drive (Google)
  • – Dropbox (Dropbox)
  • – OneDrive (Microsoft Office)
  • – iCloud (Apple)
  • – …

1.2 노트형 클라우드 저장소

노트형 클라우드 저장소는 사진, 텍스트, 미디어, 문서파일 등을 하나의 문서 안에 모두 묶어 보관할 수 있는 형태이다. 파일 단위의 관리와 노트 단위의 기록은 영역의 구분이 분명해서 스토리지형에 노트형 클라우드 저장소를 함께 사용하는 것이 좋다.

  • – Evernote (Evernote)
  • – OneNote (Microsoft Office)
  • – …

두 경우 모두 무료로 제공하는 기본 용량이 있지만, 구독방식의 유료 결제를 통해 용량을 늘려주어야 한다. 여러 조합이 있겠지만, 추천하는 콤보 명령은 이렇다. (위 – 아래 – 위 – 위 – 아래 – 주먹 – 발 – 머리 – 어깨 – 무릎 – 발 – 무릎 – 발)

2. 추천하는 4단 콤보

2.1 Dropbox를 기본으로

다만, 무료 용량이 적으므로 친구들에게 추천하여 1User 당 500MB 용량을 추가로 받는 방식으로 적절히 늘려주거나, 비용부담이 크지 않게 적절히 작은 용량으로 유료로 구독하는 것도 좋다.

번거롭지만 Dropbox를 기본으로 하고 다른 클라우드를 보조로 이용해야 하는 이유가 있다. <빠르고 안정적인 Dropbox>는 역사가 오래된 만큼 거의 모든 PC용 응용프로그램과 스마트폰, 태블릿의 앱들이 기본적으로 열기/저장/자동백업/공유 등을 제공한다. 한 마디로, 모든 앱에서 Dropbox는 반론의 여지없이 쓸모가 많고 안정적이다. 

기본 클라우드로 편의성과 안정성과 속도를 확보하고, 보조 클라우드로 경제성과 용량을 확보하는 전략이다.

2.2 지금 작업이 완료되면, 보조 클라우드로 이동

보조클라우드 후보인 Google Drive 는 월 정기 구독을 통해 용량을 늘릴 수 있고, One Drive 는 MS Office를 구독하면 1TB의 공간을 제공한다. 둘을 굳이 비교하자면 Google Drive가 One Drive보다 훨씬(?) 더 안정적이고 빠르다. 

Apple의 iCloud는 기능보다 목적이 중요하다. 태생이 Apple 장비간의 원활한 파일 공유여서 동기화 안정성이나 속도 등, 업무용으로 적합하지 않다. 직장, 학교, 가정 중에 윈도우와 맥을 함께 이용해야 한다면, 위의 두 클라우드를 보조로 이용하고 iCloud에는 iPhone의 사진, 영상 등의 개인적인 파일을 보관하는 용도가 좋겠다.

보조 클라우드의 중요한 기능인데, <파일 스트리밍>은 내 PC나 노트북의 저장공간을 전혀 사용하지 않고, 마치 USB 외장하드를 끼우고 사용하듯이 동기화 할 수 있는 서비스이다. 이전에는 클라우드에 저장된 1TB의 사진과 문서파일을 내 컴퓨터에 동기화하기 위해서는 여유공간 1TB가 필요 했었다. 하지만, 작업이 끝난 파일을 실시간으로 전송한 후, 바로 삭제하여 공간을 확보하였다가, 필요할 때에만 실시간으로 내려받게 되므로, 128GB 정도의 적은 용량의 노트북이라도 마치 1TB의 디스크를 외장드라이브로 연결한 것 처럼 사용할 수 있게 된다.

용량이 큰 스마트폰의 사진과 동영상의 경우, Dropbox 보다는 보조 클라우드에 자동 백업하도록 설정해 두자. 물에 빠뜨리거나 잃어버리더라도 고통을 동반한 슬픔을 절반으로 줄일 수 있다.

2.3 노트에 기록하고, 최종 파일을 첨부

Evernote와 OneNote 중 하나를 선택하기만 하면 된다. 다만, 직접 사용해보고 둘 중 하나를 선택하는 것을 권장한다. Office 구독으로 무료로 이용할 수 있고 없고의 문제가 아니라, 사용자마다 Evernote와 OneNote의 인터페이스 경험에 대해 차이가 크기 때문이다. 둘 중 하나를 선택했다면, 하나만 이용하는 것이 좋다.

스토리지형 클라우드를 포기하고 노트형 클라우드에 모든 파일을 보관하는 것은 권장하지 않는다. 매번 내려받으며 작업하는 것도 불편하고, 전체를 온전히 백업하는 것도 불가능하다. 무엇보다도 본문을 작성하다 첨부된 파일을 실수로 삭제했다가 나중에 알아차리게 되는 등의 사소한 실수를 만회하기가 어렵다. (Dropbox와 같은 스토리지형 클라우드는 삭제된 파일을 일정기간 보관해준다)

프로젝트 단위로 정리된 최종본 등을 노트에 설명과 함께 첨부하여 남기거나, 다른 사람들과 협업으로 문서를 작성하고 파일을 공유하는 등의 목적으로 사용하는 것이 좋다.

2.4 백업과 보관

이쯤에서 백업 환경을 구축해야 한다. (생산성을 높이기 위한 환경을 구축하고 나서 백업 챕터를 건너 뛰면, 임금님 수라상에 밥상보 안덮고 올리다가 덤벼드는 덩파리 피하려 상 엎는 꼴이다)

누가 뭐래도 백업을 위한 메인컴퓨터는 집 안에 두는 것이 좋다. { (개인이 사용하는 용량 평균 x 3) x 가족 구성원 수 } 정도 충분히 큰 용량의 디스크와 더불어, 게임용 고성능 그래픽카드와 컬러 레이저 복합기 정도로 홈 PC를 구성해 두자. 집에서 자주 출력하지 않는다면, 잉크젯 보다 컬러 레이저 방식의 복합기가 좋다. 가격 상당히 많이 내렸으니, 미니멀라이프 흉내내다가 다른 사람들에게 스캔해 달라 출력해 달라 불편주지 말고, 그냥 명절 보너스 쬐금 보태서 구입하자.

홈PC에 위의 Dropbox와 보조클라우드를 동기화 하되, 파일 클라우드 방식이 아닌 전통적인 디스크 저장 방식으로 동기화를 해야 한다. 가족을 이루고 있다면, 각자의 계정을 생성하여 동기화 하는 것이 좋다. 가족 중 누군가가 업무 파일을 지워버리는 불쌍사를 막고 싶다면, 윈도우10으로 올리고 각자 계정은 분리하는 것이 옳다.

이렇게 홈PC에 백업해 두면, 혹시나 실수로 파일과 폴더를 삭제하였거나 랜썸웨어에 감염되어 노트북의 파일이 모두 쓸모없게 되었을 때, 홈PC의 랜선을 뽑은채로 부팅한 후 파일을 USB 외장하드로 옮겨담아 복구할 수 있다. (물론, 교과서에 따라 완벽하게 백업할 수도 있지만, 복잡하고 불편하면 아얘 안하게 된다는 점도 중요)

3. 지금 바로 보내줄게

이제 클라우드 저장소 환경이 구축되었다면, 앞서 살펴본 안타까운 대화는 이렇게 바뀔 수 있다. 클라우드서비스의 <공유>기능을 이용하면 된다. 메일도 좋고, URL 공유도 좋다.

(긴급한 요청)

  • 출장중이시죠? 작성한 보고서의 통계자료 원본을 보내줄 수 있어요?
  • 네, 잠시만요… (스마트폰으로 파일 공유) 메일로 보내드렸습니다.

(대용량 파일)

  • 지난 번에 촬영한 영상의 원본파일을 보내줄 수 있지?
  • 그룹웨어로 링크 보내드릴테니, 내려받으시면 됩니다.

확실히, 어딘가 IT 전문가의 느낌이 살아있는 느낌같은 느낌이랄까…